Cómo Llenar una Tarjeta de Almacén: Guía Completa Paso a Paso con Ejemplo Real (2026)

Llenar correctamente una tarjeta de almacén (kardex) es fundamental para obtener un costo de ventas preciso y un inventario valorado conforme a las NIF mexicanas. Esta guía explica cómo completar cada sección y columna del kardex con método PEPS, el más utilizado y recomendado en México para productos con lote o caducidad, con un ejemplo numérico real de una ferretería.

Paso 1: Configurar el encabezado de la tarjeta de almacén

Antes de registrar un solo movimiento, completa el encabezado del kardex con los datos fijos del producto. Estos datos no cambian salvo corrección:

• Nombre del producto: descripción completa que evite ambigüedades (ej. "Pintura vinílica blanca 20 litros — cubeta"). Evita abreviaciones que puedan confundirse.
• Código / SKU: el identificador único del producto en tu sistema (ej. PINT-BL-20L). Si no tienes SKUs definidos, este es el momento de crearlos.
• Unidad de medida: cubeta, litro, kilogramo, metro, pieza, caja, par. Una sola unidad por kardex. Si el mismo producto se vende en distintas presentaciones, crea un kardex por cada presentación.
• Método de valuación: escribe "PEPS" o "Promedio Ponderado". La NIF C-4 exige que sea consistente durante todo el ejercicio fiscal. No cambies de método en mitad del año.
• Stock mínimo: el número de unidades por debajo del cual debes hacer un nuevo pedido al proveedor (ej. 10 cubetas). Cuando el saldo llega a este nivel, es señal de reabastecimiento.
• Almacén: si tienes más de un almacén o bodega, identifica cuál. Cada ubicación tiene su propio kardex independiente.

Paso 2: Registrar el saldo inicial

Si ya tienes unidades en existencia cuando comienzas a llevar el kardex, debes registrar un "Saldo Inicial" como primer movimiento. En la columna de entradas, anota la cantidad de unidades existentes y el costo unitario promedio de adquisición de esas unidades. Si pagaste distintos precios por diferentes lotes que ya tienes en bodega, anota cada lote por separado para empezar con la estructura PEPS correcta.

Ejemplo: inicio el kardex el 01/03 con 30 cubetas que compré en enero a $420 y 20 cubetas que compré en febrero a $440. Registro dos filas de saldo inicial: 30 cubetas a $420 (Lote A) y 20 cubetas a $440 (Lote B). Saldo total: 50 cubetas / $21,200.00.

Paso 3: Registrar una entrada (compra al proveedor)

Cada compra es una entrada al kardex. Datos que necesitas del CFDI del proveedor:

1. Fecha: la del CFDI o la fecha real de recepción en bodega (mejor la de recepción física).
2. Concepto: nombre del proveedor (ej. "Comex Distribuidores SA de CV").
3. Número de documento: folio del CFDI de compra o número de orden de compra.
4. Cantidad de entradas: número de unidades recibidas según el conteo físico en bodega. Siempre verifica el conteo contra la remisión antes de registrar.
5. Costo unitario de entradas: el precio de compra por unidad SIN IVA. El IVA es un impuesto acreditable y NO forma parte del costo de inventario para empresas del régimen general.
6. Importe total de entradas: cantidad × costo unitario. Esta cifra aumenta el saldo valorado del inventario.

Después de la entrada, el saldo de unidades aumenta y debes registrar el nuevo saldo valorado. En PEPS, el nuevo lote se añade como una capa adicional al saldo, con su propio costo unitario.

Paso 4: Registrar una salida (venta o consumo)

Una salida ocurre cuando vendes unidades a un cliente, consumes materia prima en producción, transfieres a otro almacén o das de baja por merma o daño. Para cada salida:

1. Fecha: la del día real de la salida física del almacén.
2. Concepto: nombre del cliente, destino de la transferencia o motivo de la baja.
3. Número de documento: folio del CFDI de venta, nota de remisión o número de orden de producción.
4. Cantidad de salidas: unidades que salen del almacén.
5. Costo unitario de salidas (método PEPS): este es el paso más crítico. Con PEPS, el costo es el del lote más antiguo en existencia. Si la cantidad que sale es menor o igual a las unidades del lote más antiguo, el costo es ese. Si la cantidad supera el lote más antiguo, debes hacer un cruce de lotes.

Paso 5: Calcular un cruce de lotes PEPS

El cruce de lotes ocurre cuando la salida requiere más unidades de las que tiene el lote más antiguo. Ejemplo práctico:

Saldo actual: Lote A = 8 cubetas a $420.00 + Lote B = 20 cubetas a $440.00. Venta de 15 cubetas.

PEPS consume primero el Lote A completo: 8 cubetas × $420.00 = $3,360.00. Aún faltan 7 cubetas (15 - 8 = 7). Continúa con el Lote B: 7 cubetas × $440.00 = $3,080.00. Costo total de la salida: $3,360.00 + $3,080.00 = $6,440.00. Costo promedio de esta salida: $6,440 ÷ 15 = $429.33 (dato informativo). Nuevo saldo: 13 cubetas del Lote B a $440.00 = $5,720.00.

En una tarjeta de almacén en papel, el cruce de lotes se anota en una sola fila de salidas con el costo promedio resultante ($429.33), o en dos filas separadas (una por cada lote consumido). En software digital, el cruce se calcula automáticamente.

Paso 6: Actualizar el saldo tras cada movimiento

Después de cada entrada o salida, actualiza inmediatamente:

• Saldo en unidades: unidades anteriores + entradas - salidas.
• Saldo valorado en PEPS: suma de todas las capas de lote pendientes (cada lote con sus unidades y su costo por unidad).
• Verificación: comprueba que el saldo valorado = suma de (cantidad de cada lote × costo unitario de ese lote). Si no cuadra, hay un error en el cálculo de la salida anterior.

Ejemplo completo: kardex PEPS de una ferretería — 6 movimientos

Producto: Tubo PVC 4 pulgadas × 6 metros · SKU: TUB-PVC-4X6 · Unidad: tubo · Stock mínimo: 15 tubos

01/04: SALDO INICIAL — 20 tubos × $85.00 =

03/04: ENTRADA — Proveedor: Foset SA. CFDI: F-2241. 50 tubos × $89.00 = $4,450.00. Lote B: 50×$89. Saldo: 70 / $6,150.00 (A:20×$85 + B:50×$89).

08/04: SALIDA — Cliente: Obra Residencial Norte. Nota: R-0045. 25 tubos — Cruce PEPS: 20×$85 + 5×$89 =

12/04: SALIDA — Cliente: Plomero García. Nota: R-0052. 15 tubos × $89.00 (lote B) =

15/04: ENTRADA — Proveedor: Foset SA. CFDI: F-2388. 80 tubos × $92.00 = $7,360.00. Lote C: 80×$92. Saldo: 110 /

22/04: SALIDA — Cliente: Constructor Pérez. Nota: R-0067. 45 tubos — Cruce PEPS: 30×$89 + 15×$92 = $2,670 +

Costo de ventas abril: $2,145 +

Tipos de movimientos que debes saber registrar

• Entrada por compra: el caso estándar descrito arriba. Aumenta el saldo.
• Salida por venta: reduce el saldo al costo PEPS correspondiente.
• Salida por merma o daño: se registra igual que una salida por venta, con el costo PEPS. El concepto indica "MERMA" o "BAJA" y el motivo.
• Devolución de cliente (entrada): la mercancía regresa al almacén. Se registra como una entrada con el mismo costo al que se registró la salida original. En PEPS, forma un nuevo micro-lote.
• Devolución a proveedor (salida): las unidades que se devuelven al proveedor salen del almacén. Se registra como una salida al costo del lote correspondiente. Ajusta también el lote en la tabla de capas PEPS.
• Ajuste positivo: diferencia a favor detectada en conteo físico. Entrada con costo estimado o promedio.
• Ajuste negativo: diferencia a la baja detectada en conteo físico. Salida con costo PEPS, con justificación obligatoria.
• Transferencia entre almacenes: salida en el almacén origen (costo PEPS origen) y entrada en el almacén destino (mismo costo).

Los 8 errores más frecuentes al llenar una tarjeta de almacén

• Mezclar costos de distintos lotes en una sola fila de entradas: cada compra a diferente precio debe ser una fila separada. Si compras 50 unidades a $80 y 30 a $85, son dos entradas independientes aunque sean del mismo proveedor.
• No aplicar el cruce de lotes en la salida: si la venta requiere unidades de dos lotes, registrar solo el costo de un lote produce un costo de ventas incorrecto.
• Olvidar registrar las devoluciones: una devolución de cliente no registrada infla el saldo físico vs el kardex, generando una diferencia que solo se detecta en el conteo físico.
• Registrar el costo con IVA: el IVA es acreditable y no forma parte del costo de inventario. Registrarlo inflará artificialmente el inventario y el costo de ventas.
• No actualizar el saldo en tiempo real: registrar movimientos días después del hecho produce saldos incorrectos que pueden llevar a aceptar ventas de stock inexistente.
• Cambiar el método de valuación en mitad del año: pasar de PEPS a Promedio Ponderado en julio, por ejemplo, hace los estados financieros no comparables y requiere un ajuste contable formal.
• Registrar cantidades incorrectas sin verificar el conteo físico: nunca registres una entrada sin contar físicamente las unidades recibidas. Las diferencias entre remisión y recepción real deben resolverse con el proveedor antes de registrar.
• No registrar ajustes del conteo físico periódico: las diferencias entre el saldo del kardex y el conteo físico deben ajustarse con movimientos documentados y justificados, no ignorarse.

Preguntas frecuentes sobre cómo llenar una tarjeta de almacén

¿Qué es una tarjeta de almacén? Es el registro contable individual de cada producto que documenta cronológicamente todas sus entradas, salidas y el saldo resultante en unidades y valor monetario. También se llama kardex o tarjeta de control de inventario.

¿Es obligatorio llevar tarjeta de almacén en México? El SAT no exige un formato específico, pero sí que puedas justificar el costo de ventas declarado en tu declaración de ISR. La tarjeta de almacén es el soporte contable estándar para esa justificación. La NIF C-4 del CINIF establece los requisitos del método de valuación.

¿Cuándo se usa el método PEPS para la tarjeta de almacén? PEPS es recomendable cuando los productos tienen fecha de caducidad (farmacias, alimentos), número de lote farmacéutico o serial de equipo, o cuando la empresa quiere que el inventario final refleje precios actuales de mercado en el balance.

¿Se puede llenar la tarjeta de almacén en Excel? Sí, pero los cruces de lotes PEPS requieren tablas auxiliares y cálculos manuales propensos a error. Para negocios con más de 20 SKUs y varios movimientos diarios, el software digital elimina el riesgo de error en los cruces y actualiza los saldos automáticamente.

¿Qué hago si cometí un error en un movimiento anterior? Nunca borres ni alteres un registro ya hecho. En su lugar, registra un movimiento de ajuste en la fecha actual con el concepto "CORRECCIÓN del DD/MM/AAAA" que neutralice el error (si registraste de más, haz una salida de ajuste; si registraste de menos, haz una entrada de ajuste). Documentar la corrección mantiene el audit trail intacto.