Tipos de sistemas para controlar inventarios

¿Qué es un Sistema de Control de Inventarios?

Un sistema de control de inventarios es una herramienta que las empresas utilizan para gestionar y supervisar los productos que tienen en su almacén. Imagina que tienes una tienda y necesitas saber cuántos productos tienes, dónde están y en qué condiciones se encuentran.

Un sistema de control de inventarios te ayuda a hacer precisamente eso, de manera organizada y eficiente. Aquí te dejo una explicación simple:

1. Registro de productos: Anotas cada producto que llega a tu almacén.
2. Seguimiento de productos: Sabes exactamente dónde está cada producto dentro del almacén.
3. Estado de los productos: Te aseguras de que los productos estén en buen estado y listos para vender.
4. Cumplir con pedidos: Cuando un cliente hace un pedido, el sistema te dice si tienes suficiente stock para satisfacerlo.
5. Reabastecimiento: Te avisa cuándo es el momento de pedir más productos para evitar quedarte sin stock.

¿Por qué es importante?

Siempre se dice que tener una buena gestión de inventario es la clave para optimizar recursos y si alguna vez has escuchado eso déjame decirte que estas totalmente en lo correcto, pero, ¿por qué es tan importante?.

Pues bien, aquí tienes algunas de las razones por las cuales si aun no te has planteado gestionar correctamente el inventario deberías empezar a hacerlo:

• Evita errores: Sin un sistema, es fácil perder la pista de lo que tienes y lo que necesitas.
• Ahorra tiempo: Facilita el proceso de encontrar y gestionar los productos.
• Satisface a los clientes: Asegura que siempre tengas lo que los clientes quieren comprar.
• Optimiza recursos: Ayuda a no comprar más de lo necesario, ahorrando dinero y espacio.

Tipos de sistema de organización de inventario

Inventario periódico:

El inventario periódico es un sistema en el que se cuenta el inventario a intervalos regulares. Esto significa que cada cierto tiempo, como mensualmente, trimestralmente, semestralmente o anualmente, se hace un recuento físico de todos los productos en el almacén, incluyendo los vendidos, devueltos y los que están en proceso de envío o entrega.

Este sistema es común en microempresas que no suelen usar tecnología avanzada para registrar su inventario. Como resultado, no pueden conocer el valor exacto de su inventario de forma instantánea; deben esperar hasta el próximo recuento programado.

En este sistema, durante los días entre recuentos, no se sabe con exactitud cuántos productos se han vendido ni el costo de esos productos vendidos. Para calcular el costo de venta, se suma la cantidad de productos comprados al inventario inicial y se resta la cantidad de productos devueltos y el inventario final. Este cálculo solo puede hacerse cuando se realiza el recuento del inventario.

• Ventajas: Es un sistema simple y económico, si tu empresa es pequeña y no dispone de muchos recursos como para contratar un experto en logística es un muy buen sistema para llevar a cabo.
• Desventajas: Es demasiado simple e impreciso. También, al hacer el recuento a mano puede llevar más tiempo del deseado y conllevar errores.
• ¿Es recomendado?: Como ya hemos dicho antes, si tu empresa es pequeña y no cuenta con un gran stock, sí, es un sistema económico y fácil de emplear

Sistema inventario perpetuo:

El inventario perpetuo es un sistema que siempre mantiene tu inventario actualizado. Cada vez que vendes algo, el sistema resta ese producto de tu stock. Cuando compras algo nuevo, el sistema lo suma a tu stock.

Diferencias entre Inventario Perpetuo e Inventario Periódico

• Inventario Perpetuo: El sistema usa software para registrar y actualizar automáticamente cada venta y compra. Siempre sabes cuántos productos tienes en tiempo real.
• Inventario Periódico: El inventario se cuenta manualmente a intervalos regulares, como cada mes o cada año.

¿Cómo Funciona el Inventario Perpetuo?

1. Registro Automático: Cada vez que vendes o recibes un producto, el sistema actualiza los datos en una base de datos central a través de Internet.
2. Información en Tiempo Real: Puedes ver cuántos productos tienes en stock, incluyendo las devoluciones y sus motivos.
3. Costo de Venta: El sistema registra automáticamente el costo de los productos vendidos, así que siempre sabes cuánto has gastado y cuánto has ganado.

Ventajas

• Actualización Continua: Siempre sabes exactamente cuántos productos tienes.
• Eficiencia: Facilita la gestión de inventarios, eliminando la necesidad de contar manualmente.
• Datos en Tiempo Real: Permite conocer el costo de venta inmediatamente después de una transacción.

Inconvenientes

• Costo y Complejidad: Implementar y mantener este sistema puede ser caro y complicado.
• Estimaciones Necesarias: No puedes saber el valor exacto del costo de la mercancía en tránsito, así que necesitas hacer aproximaciones usando métodos como UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir), PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) o el promedio ponderado.

Cuando debería usar el inventario perpetuo

Como ya hemos visto este sistema es más complejo y costoso por lo que la recomendación seria utilizarlo en caso de tener un gran stock y una empresa de tamaño medio en la cual el tener contratado a alguien que le gestione el inventario sea un beneficio para la empresa y no un coste que no logra rentabilizar.

Método ABC

El método de clasificación de inventarios ABC es una técnica que organiza los productos en un almacén según su importancia para la empresa. Este sistema ayuda a priorizar los productos que tienen un mayor impacto en los beneficios y la rotación, en lugar de tratar a todos los productos de la misma manera.

Este sistema lo comentaremos resumidamente ya que tenemos un artículo profundizando mucho mas sobre el método ABC.

Categoría A: Productos Más Importantes

• Características:
  • Representan aproximadamente el 20% del inventario.
  • Generan alrededor del 80% de los ingresos.

Categoría B: Productos de Importancia Moderada

• Características:
  • Constituyen aproximadamente el 30% del inventario.
  • Generan cerca del 20% de los ingresos.

Categoría C: Productos Menos Importantes

• Características:
  • Representan más del 50% del inventario.
  • Generan menos del 5% de los ingresos.

Clasificación de los Productos

La clasificación de los productos en las categorías A, B y C puede basarse en diferentes criterios, como:

• Rotación: La frecuencia con la que se venden los productos.
• Coste Unitario: El valor de cada producto individualmente.
• Valor Total del Inventario: El coste total de todas las unidades de un producto.

Métodos LIFO y FIFO

Método LIFO (Last In, First Out)

El Método LIFO, conocido como «Último en Entrar, Primero en Salir», se basa en la premisa de que los productos más recientes en entrar al inventario son los primeros en salir. Esto significa que los costos de los artículos más nuevos se registran primero cuando se venden o se utilizan en la producción.

Ventajas del Método LIFO:

• Beneficios Fiscales: Durante periodos de inflación, LIFO puede reducir la carga fiscal al reflejar los costos más altos de los bienes vendidos.
• Ajuste a la Inflación: Permite que los estados financieros reflejen los costos actuales, proporcionando una imagen más precisa del rendimiento financiero.

Desventajas del Método LIFO:

• Menor Ganancia Reportada: Puede resultar en menores beneficios netos, afectando la percepción de la empresa.
• Restricciones Legales: No está permitido bajo las normas contables internacionales (IFRS), limitando su uso en ciertos países.

Método FIFO (First In, First Out)

El Método FIFO, o «Primero en Entrar, Primero en Salir», se basa en que los primeros productos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos o utilizados. Este método es intuitivo y refleja el flujo natural de muchos negocios, especialmente aquellos con productos perecederos.

Ventajas del Método FIFO:

• Simplicidad: Es fácil de entender e implementar, reflejando el flujo lógico de productos.
• Mayor Ganancia Reportada: Durante periodos de inflación, puede mostrar mayores beneficios netos ya que los costos más bajos se registran primero.

Desventajas del Método FIFO:

• Menor Beneficio Fiscal: No ofrece los mismos beneficios fiscales en tiempos de inflación comparado con LIFO.
• Menor Ajuste a la Inflación: Los costos de los productos más antiguos se reflejan primero, lo que puede no representar con precisión los costos actuales.

Conclusión

Tanto el método LIFO como el FIFO tienen sus ventajas y desventajas, y la elección entre ellos dependerá de las necesidades específicas y las circunstancias de cada empresa. LIFO puede ser beneficioso para empresas que buscan minimizar sus impuestos en tiempos de inflación, mientras que FIFO es más intuitivo y puede mostrar mayores beneficios netos en los estados financieros. Entender estas diferencias es crucial para una gestión eficiente y estratégica del inventario.