Mucha gente se ha criado llevando la gestión de inventario a mano y no sabe actualizarse a un sistema de gestión manual más optimizado y al revés, gente que no tiene los conocimientos necesarios usando softwares muy complejos sin sacarles el máximo provecho.
En este artículo exploraremos las diferentes ventajas y desventajas de ambos métodos considerando ciertas variables y daremos unos consejos para que según el tipo de negocio que tenga sepa si actualizarse o llevar a cabo un sistema más sencillo
Antes de empezar me gustaría comentar que vamos a mencionar diferentes métodos de gestión con los cuales puede no estar familiarizado por lo tanto, le dejamos este artículo por si quiere informarse antes de leer este: Métodos de gestión de inventarios.
¿Qué es la Gestión de Inventarios a Mano?
La gestión manual de inventarios implica el uso de herramientas básicas como hojas de cálculo, libros de registro y el conteo físico de productos. Este método ha sido utilizado durante décadas y sigue siendo común en pequeñas empresas con volúmenes de inventario manejables.
En cuanto a costes es prácticamente mínimo. Al no necesitar ningún software ni dispositivo informático el coste es muy bajo. Tampoco necesita ningún conocimiento técnico avanzos ni un estudio sobre el tema. En cambio, el que el trabajo se realiza a mano puede conllevar una pérdida de tiempo y podría dar lugar a errores humanos que acaben en costes monetarios, por lo que hay que tener cuidado y llevar una buena organización.
Por lo tanto, viendo un poco los requisitos necesarios para este sistema, se recomienda utilizarlo en pequeñas empresas con bajo stock (para evitar pérdidas de tiempo y errores humanos).
Si tu empresa cuenta con un stock elevado y tiene la capacidad económica como para permitírselo, le recomendamos el sistema del que vamos a hablar a continuación:
¿Qué es la Gestión de Inventarios con un Sistema Informático?
La gestión informática de inventarios utiliza software especializado para rastrear y gestionar los productos. Estos sistemas pueden variar desde soluciones simples basadas en hojas de cálculo avanzadas hasta sistemas integrados de planificación de recursos empresariales (ERP).
En cuanto a algunas de las ventajas que vamos a tener respecto al método anterior, aunque es cierto que el costo de estos sistemas es más elevado, los errores que vamos a cometer son muchísimo más pequeños. También se puede comentar que el tiempo que le vamos a dedicar a gestionar el stock es mucho más bajo ya que tendremos todo mucho más automatizado y por ende la eficiencia que tendremos a largo plazo será mayor.
En cuanto a los conocimientos necesarios para emplear este método, debemos de contar con una serie de conocimientos básicos acerca de informática y haber realizar un curso sobre como utilizar el programa que elijamos para nuestra empresa. (Aquí tienes diferentes softwares que recomendamos). Aunque no suelen ser programas muy difíciles de usar ya que son algo intuitivos, a veces necesitaremos formar a nuestros trabajadores para que también sepan usarlo en caso de problema, por lo que eso también aumentará el costo de esto.
Aún así, la ventaja de un software especializado es enorme, también dispondremos de gráficos avanzados y análisis de interés sobre por ejemplo, cuales son los productos más vendidos y en que épocas del año es cuando más se venden. Todo esto facilitará la planificación de stock y guiará al departamento de marketing sobre que productos tiene que dedicar sus esfuerzos en promocionarlos y hasta en que fechas es más recomendable hacerlo.
¿Cual es el mejor método? Conclusión
La elección entre la gestión de inventarios a mano y mediante un sistema informático depende de varios factores, incluyendo el tamaño del negocio, el presupuesto disponible y las necesidades específicas de gestión.
Las pequeñas empresas con inventarios reducidos y presupuesto limitado pueden beneficiarse de la simplicidad y el bajo costo de la gestión manual. Sin embargo, a medida que el negocio crece, los sistemas informáticos ofrecen una mayor eficiencia, precisión y capacidad de análisis, justificando la inversión inicial y los costos de capacitación.
En última instancia, la decisión debe basarse en una evaluación cuidadosa de las necesidades del negocio y una proyección de cómo cada método afectará la eficiencia operativa y la rentabilidad a largo plazo.
Sí has tomado la decisión de informatizarte y no sabes que programas usar y como usarlos, tenemos un artículo hablando sobre los diferentes programas que recomendamos y próximamente haremos unos tutoriales sobre como usarlos.
